オフィスの縮小・ダウンサイジングを検討している企業へ｜費用・手順・判断基準

通勤不便な場所への移転・明らかに環境が悪化する縮小は離職リスクがあります。対策として①社員アンケートで通勤許容範囲を把握、②縮小の目的を透明に共有、③縮小後の環境向上（集中ブース・会議室増加など）をセットで提示することで、離職リスクを最小化できます。

「週平均出社人数×3坪」が基本式です。出社率60%・20名チームなら12名×3坪＝36坪が目安です。さらにフリーアドレスを導入すると席数を出社人数の80〜90%に設定できるため、実際の面積はさらに小さくできます。集中ブースと会議室を多めに配置することがポイントです。

旧オフィスの原状回復費・新オフィスの敷金・引越し費用・内装工事費の合計が主な費用です。100坪→50坪の縮小では概算1,000〜1,500万円が目安です。ただし縮小後の月額賃料削減（月125万円/100坪→50坪）で1〜1.5年で回収できるため、長期的にはプラスになります。

契約期間中の中途解約は原則として違約金（残存賃料相当または数ヶ月分）が発生します。まず契約書の解約条件を確認し、次の更新期を目標に逆算して準備を始めることが基本です。ただし家賃交渉（減額）でその場で固定費を下げる選択肢もあります。

同時に進めることで社員の抵抗が軽減される場合があります。「オフィスが小さくなった」ではなく「フリーアドレス化に合わせて最適な空間に変えた」と伝えることができるからです。フリーアドレス導入の準備（ロッカー・充電環境・予約システム）を縮小移転とセットで計画してください。

移転希望日の6〜12ヶ月前から準備を開始することをお勧めします（当社実務経験より）。まず現オフィスの解約予告期間（多くは6ヶ月前）を確認するのが最初のステップです。物件探し・原状回復工事・内装・IT移設を含めると、余裕を持って動くほど費用を抑えやすくなります。

在席率が60%以下で定着している企業、テレワーク制度が恒久化した企業、固定費削減が経営課題になっている企業が縮小移転の効果を得やすい傾向があります（当社実務経験より）。逆に、採用強化中・来客頻度が高い・チームビルディングを重視している企業は縮小のタイミングを慎重に見極める必要があります。

賃料削減を最優先にするなら縮小移転が有効です。模様替えでは固定費（賃料・共益費）は変わりません。一方で移転コスト（原状回復・保証金・引越し費）が不要な分、模様替えの方が初期支出は少ないです。在席率・賃料水準・移転コストをトータルで試算した上で判断することをお勧めします（当社実務経験より）。