用語集
近年の働き方の多様化や、オフィス賃貸契約の複雑化に伴い、日本のビジネス環境においてオフィスに関連する用語を正確に理解することの重要性が増しています。従来の不動産に関する概念に加え、新しいワークスタイルに合わせた用語も登場しており、円滑なコミュニケーションや適切な意思決定のためには、これらの用語を包括的に把握することが不可欠です。
本用語集は、日本国内で一般的に使用されるオフィス関連用語を網羅的にまとめ、オフィス探しや契約の際に役立つ用語をまとめました。カテゴリ別に用語を整理し、分かりやすく解説しています。
- オフィス探し: 物件情報に記載されている用語の意味を理解する。
- 不動産業者との打ち合わせ: スムーズなコミュニケーションを図る。
- 契約内容の確認: 契約書に記載されている用語の意味を正確に理解する。
この一覧が、あなたのオフィス探しの一助となれば幸いです。もし、さらに特定の用語について詳しく知りたい場合は、お気軽にご質問ください。
- 1. 基本用語集
- 2. ステップ１：条件整理と情報収集（詳細版）用語集
- 3. ステップ２：物件選定と内見（詳細版）用語集
- 4. ステップ３：申し込みと契約（詳細版）用語集
- 5. ステップ４：入居準備（詳細版）用語集
- 6. ステップ５：入居後の手続き（詳細版）用語集
- 7. 移転先オフィスの内装手続き 用語集
基本用語集
基本契約用語
- 賃料チンリョウ
- 毎月支払うオフィススペースの利用料金。共益費を含まない場合と含む場合があります。
- 共益費/管理費キョウエキヒ/カンリヒ
- 建物全体の維持・管理に必要な費用。共用部分の清掃、警備、設備のメンテナンスなどに充てられます。
- 敷金シキキン
- 賃料の担保として、契約時に貸主に預ける金銭。通常、解約時に未払い賃料や原状回復費用などを差し引いて返還されます。
- 礼金レイキン
- 契約時に貸主に支払う謝礼金。敷金とは異なり、原則として返還されません。
- 保証金ホショウキン
- 敷金と同様の役割を持つ金銭ですが、償却される場合や、解約時に一部のみ返還される場合など、契約内容によって異なります。
- 契約期間ケイヤクキカン
- オフィスを賃借する期間。一般的に2～3年の定期借家契約が多いです。
- 更新料コウシンリョウ
- 契約期間満了後に契約を更新する際に支払う費用。
- 原状回復義務ゲンジョウカイフクギム
- 退去時に、オフィスを入居時の状態に戻す義務。
- 定期借家契約テイキシャカケイヤク
- 契約期間が満了すると、原則として再契約ができない契約形態。
- 普通借家契約フツウシャカケイヤク
- 正当な理由がない限り、貸主からの契約解除や更新拒否が認められない契約形態。
- フリーレント
- 一定期間の賃料が無料になる契約条件。
オフィススペースの種類
- 事務所ジムショ
- 一般的なオフィススペース。
- SOHOソーホー
- Small Office/Home Officeの略。小規模なオフィスや自宅兼事務所として利用できる物件。
- レンタルオフィス
- 家具やOA機器などが備え付けられており、比較的短期間での利用が可能なオフィス。
- サービスオフィス
- レンタルオフィスよりもさらにサービスが充実しており、秘書代行や会議室利用などが可能な場合が多い。
- シェアオフィス
- 複数の企業や個人が共有して利用するオフィススペース。
- サテライトオフィス
- 本社とは別の場所に設置されたオフィス。
- バーチャルオフィス
- 実際にオフィススペースを借りずに、登記住所や電話番号などを利用できるサービス。
- セットアップオフィス
- オフィス家具（デスク、椅子、収納など）や基本的な内装工事が事前に完了している状態で賃貸されるオフィス。
- スケルトン
- 内装が何もない状態のオフィス。
- 居抜きイヌキ
- 前のテナントが使用していた内装や設備が残っている状態のオフィス。
- 一棟貸しイットウカシ
- 建物全体を一つのテナントが借りる契約形態。
- 区分所有クブンショユウ
- 分譲されたオフィスビルの一区画を借りる形態。
建物・設備関連用語
- 基準階キジュンカイ
- 多くのフロアで間取りや設備が共通している階。
- OAフロア
- 床下に配線などを収納できる構造のフロア。
- 個別空調コベツクウチョウ
- 各テナントが個別に温度調整できる空調システム。
- セントラル空調
- 建物全体で温度管理を行う空調システム。
- エレベーター
- 建物内の移動手段。
- EVイーヴイ
- エレベーターの略。
- 駐車場チュウシャジョウ
- オフィスビルに併設されている駐車場。
- 駐輪場チュウリンジョウ
- 自転車を停めるスペース。
- セキュリティ
- 防犯カメラ、入退室管理システムなど、建物の安全性を確保するための設備。
- 耐震構造/免震構造/制震構造タイシンコウゾウ/メンシンコウゾウ/セイシンコウゾウ
- 地震に対する建物の構造。
- 光ファイバー
- 高速インターネット回線。
- 男女別トイレ
- 男性用と女性用が分かれているトイレ。
- 給湯室キュウトウシツ
- 飲み物や湯茶を用意できるスペース。
- 専用トイレセンヨウトイレ
- 他のテナントと共用ではない、そのオフィス専用のトイレ。
- 専用給湯室センヨウキュウトウシツ
- 他のテナントと共用ではない、そのオフィス専用の給湯室。
- 24時間利用可能ニジュウヨジカンリヨウカノウ
- 時間外や休日を含め、24時間オフィスを利用できること。
- 入退室管理システムニュウタイシツカンリシステム
- ICカードや暗証番号などで、オフィスへの入退室を管理するシステム。
- 監視カメラカンシカメラ
- オフィス内外に設置された防犯用のカメラ。
- 宅配ボックスタクハイボックス
- 不在時に荷物を受け取ることができる設備。
- 喫煙スペースキツエンスペース
- オフィスビル内に喫煙が許可された場所。
- インターネット無料インターネットムリョウ
- インターネット利用料金が賃料に含まれていること。
- Wi-Fi環境ワイファイカンキョウ
- 無線LAN（Wi-Fi）を利用できる環境が整っていること。
費用関連用語
- 仲介手数料チュウカイテスウリョウ
- 不動産業者を介して契約した場合に支払う手数料。
- 保証会社利用料ホショウガイシャリヨウリョウ
- 保証会社を利用する場合に支払う費用。
- 火災保険料カサイホケンリョウ
- オフィス内の家財などを対象とした火災保険の保険料。
- 鍵交換費用カギコウカンヒヨウ
- 入居時に鍵を交換する費用。
- ランニングコスト
- オフィスを維持するためにかかる費用（賃料、共益費、光熱費など）。
- 償却費ショウキャクヒ
- 保証金の一部が契約期間の経過とともに差し引かれる費用。
- 更新料コウシンリョウ
- 契約更新時に発生する費用。
- 前家賃マエヤチン
- 契約開始日からの賃料を事前に支払うもの。
- 日割り賃料ヒワリチンリョウ
- 契約開始日が月の途中である場合、その月の残りの日数分の賃料を支払うもの。
その他用語
- 坪ツボ
- 不動産の面積を表す単位。1坪は約3.30578平方メートル。
- 平米ヘイベイ
- 平方メートルのこと。
- 坪単価ツボタンカ
- 1坪あたりの賃料。
- 内見ナイケン
- 契約前に実際にオフィスを見学すること。
- 重要事項説明ジュウヨウジコウセツメイ
- 契約締結前に、不動産業者から契約内容に関する重要な事項の説明を受けること。
- 賃貸借契約書チンタイシャクケイヤクショ
- オフィス賃貸に関する契約内容を記載した書類。
- セットアップ工事セットアップコウジ
- 入居前にオフィスに必要な内装工事や設備工事を行うこと。
- スケルトン渡しスケルトンワタシ
- 内装が何もない状態で物件を引き渡すこと。
- 居抜き渡しイヌキワタシ
- 前のテナントが使用していた内装や設備が残っている状態で物件を引き渡すこと。
ステップ１：条件整理と情報収集（詳細版）用語集
オフィスの種類と用途を明確にする
- 業種ギョウシュ
- どのような事業を行っているか。（例：IT、コンサルティング、小売、飲食など）
- 事業内容
- 具体的にどのような業務を行うか。（例：事務作業、会議、接客、商品陳列、調理など）
- 対外的な印象
- オフィスが顧客や取引先に与えるべきイメージ。（例：信頼感、先進性、親しみやすさなど）
- 将来的な事業展開
- 今後の事業拡大や縮小の可能性。
- 従業員の働き方
- リモートワークの導入状況や、オフィスでの作業スタイル。
必要な広さとレイアウトを検討する
- 一人当たりの執務スペース
- 従業員一人あたりに必要な作業スペースの目安。
- 固定席:
- 個々の従業員に割り当てられた席。
- フリーアドレス
- 従業員が自由に席を選べるシステム。
- 会議室(大小)
- 会議の規模や目的に合わせた会議室の必要性。
- 応接室・商談スペース
- 顧客や取引先との打ち合わせに必要なスペース。
- 休憩スペース・リフレッシュルーム
- 従業員が休憩やリラックスできる空間。
- 給湯室・キッチン
- 飲み物や軽食を用意できるスペース。
- 倉庫・保管スペース
- 書類や備品などを保管するスペース。
- サーバー室・配線スペース
- IT関連機器を設置するための専用スペース。
- エントランス・受付
- 来客を迎えるためのスペース。
- 動線
- オフィス内の人の流れ。効率的な動線を考慮することが重要。
- ゾーニング
- 業務内容や部門ごとにエリアを分けること。
- バリアフリー
- 高齢者や障がいのある従業員が利用しやすい設計。
- 採光
- 自然光を取り入れるための窓の配置や大きさ。
予算を決める
- 賃料単価
- 1坪または1平方メートルあたりの賃料。
- 共益費の内訳
- 電気代、水道代、清掃費、管理費など、共益費に含まれる項目の確認。
- 償却費
- 保証金の一部が契約期間の経過とともに差し引かれる費用。
- 更新料
- 契約更新時に発生する費用。
- 原状回復費用
- 退去時にオフィスを入居時の状態に戻すための費用。
- 内装費
- 入居時に行う内装工事にかかる費用。
- ITインフラ費用
- インターネット回線工事費、LAN配線工事費など。
- 引越し費用
- 現在のオフィスから新しいオフィスへの引越しにかかる費用。
- 家具・什器費用
- 新しいオフィスに必要な家具や備品を購入する費用。
- ランニングコスト
- 毎月発生する費用（光熱費、通信費、清掃費など）。
- フリーレント
- 一定期間の賃料が無料になる契約条件。
- 礼金なし物件
- 礼金が不要な物件。
- 敷金・保証金減額交渉
- 大家さんとの交渉により、敷金や保証金を減額してもらうこと。
希望エリアを絞り込む
- ターゲット顧客層
- 顧客がアクセスしやすいエリアかどうか。
- 競合企業の所在地
- 同業他社のオフィスが集まるエリアかどうか。
- サプライヤー・取引先との連携
- 取引先とのアクセスが良いエリアかどうか。
- 従業員の居住地
- 従業員の通勤の利便性。
- 公共交通機関の充実度
- 駅からの距離、電車の乗り換えの便、バスの路線など。
- 周辺の生活環境
- 飲食店、コンビニエンスストア、銀行、郵便局などの有無。
- 治安
- オフィス周辺の治安状況。
- ハザードマップ
- 地震や水害などの災害リスク。
- 再開発計画
- 今後のエリアの発展性。
- 企業イメージ
- エリアの持つイメージが自社のブランドイメージに合致するかどうか。
- 賃料相場
- エリアごとの賃料の相場。
必要な設備や条件をリストアップする
- 通信環境
- 光ファイバー、高速インターネット回線、Wi-Fi環境など。
- 電源容量
- オフィスで使用する電気の容量。
- 空調方式
- 個別空調、セントラル空調など。
- 換気設備
- 室内の空気を入れ替えるための設備。
- 給排水設備
- 給湯設備、トイレの数など。
- 防災設備
- 火災報知機、消火器、避難経路など。
- 耐震構造
- 地震に強い構造であるかどうか。
- 窓の有無と大きさ
- 自然光の入り具合や換気に影響。
- 専用トイレ・給湯室
- 他のテナントと共用ではない専用の設備。
- 24時間利用可能
- 時間外や休日の利用が可能かどうか。
- 入退室管理システム
- ICカードキー、指紋認証など。
- 監視カメラ
- オフィス内外に設置された監視カメラの有無。
- 警備体制
- 常駐警備員の有無や警備会社のサービス。
- 宅配ボックス
- 不在時の荷物受け取りに便利。
- 喫煙スペース
- オフィス内に喫煙可能な場所があるかどうか。
- ペット可
- ペットとの同伴が可能かどうか（SOHOの場合など）。
- 駐車場(台数・種類)
- 必要な駐車場の台数や、平置き、機械式などの種類。
- 駐輪場
- 自転車通勤の従業員のための駐輪スペース。
- 会議室の共用利用
- ビル内の共用会議室が利用可能かどうか。
- OA機器の搬入経路
- 大型機器を搬入できるだけのスペースやエレベーターがあるか。
ステップ２：物件選定と内見（詳細版）用語集
内見
- 内見予約
- 不動産業者に連絡して、物件を見学する日時を事前に予約すること。
- 複数物件の内見
- 効率よく物件を探すために、複数の候補物件をまとめて見学すること。
- 内見時の持ち物
- メジャー（広さを測る）、カメラ（記録用）、メモ帳、筆記用具、間取り図、チェックリストなど。
- 内見時の確認事項
- 広さ、間取り、設備、内装の状態、汚れや傷の有無、臭い、騒音、日当たり、眺望など。
- 時間帯を変えての内見
- 可能であれば、異なる時間帯に内見することで、日当たりや騒音の変化を確認する。
日当たり
- 窓の向き
- 南向き（日当たりが良い）、東向き（午前中が良い）、西向き（午後が良い）、北向き（安定した明るさ）。
- 周辺の建物:
- 周囲に高い建物があり、日差しが遮られないか確認する。
- 時間帯による日差しの変化
- 午前、午後、夕方など、時間帯によって日当たりの状況がどのように変わるか確認する。
- ブラインド・カーテンの有無
- 備え付けのブラインドやカーテンがあるか確認する。
- 自然光の入り具合
- 執務スペース全体に自然光が十分に入るか確認する。
眺望
- 景観
- オフィスからの景色が良いか。
- 開放感
- 眺めが良いことで、開放感が得られるか。
- プライバシー
- 周囲の建物からオフィス内が見えにくいか確認する。
- 窓の開閉
- 窓が開閉可能かどうか、換気のしやすさを確認する。
周辺環境
- 最寄り駅からの距離と時間
- 駅からの徒歩分数や実際に歩いてかかる時間。
- 主要駅へのアクセス
- 乗り換えの回数や所要時間。
- バス停の有無と路線
- バスを利用する従業員がいる場合に確認。
- オフィス街の雰囲気
- 周囲にどのような企業や店舗があるか。
- 商業施設の充実度
- ランチや買い物に便利な飲食店、コンビニエンスストア、スーパーなどの有無。
- 金融機関・郵便局の有無
- 銀行や郵便局が近くにあると便利。
- 医療機関の有無
- 緊急時などに備えて、近くに病院や診療所があるか確認。
- 騒音レベル
- 周囲の交通量や工事の音など、騒音の程度。
- 治安
- 夜間の安全性など、地域の治安状況。
- 緑地の有無
- 公園など、休憩できる緑があるか。
- 駐車場・駐輪場の状況
- 従業員や来客用の駐車場や駐輪場の有無、料金などを確認。
セキュリティ
- エントランスのセキュリティ
- オートロック、カードキー、暗証番号など。
- 防犯カメラの設置場所と台数
- オフィスビル内外に設置されているか。
- 入退室管理システム
- 常駐の警備員がいるか、巡回は行われているか。
- ALSOK/SECOMなどの警備会社との契約
- 警備会社のサービスを利用しているか。
- 窓やドアの鍵
- 施錠の状態や防犯対策がされているか。
- 非常用出口と避難経路
- 緊急時の避難経路が確保されているか確認。
共用部分
- エントランスの清潔さと雰囲気
- ビルの第一印象を決める重要な要素。
- 廊下の清掃状況
- 清潔に保たれているか。
- エレベーターの台数と速度
- 利用人数に対して十分な台数があるか。
- トイレの清潔さと数
- 男女別のトイレがあるか、清掃は行き届いているか。
- 給湯室・休憩スペースの有無と状態
- 共用の給湯室や休憩スペースがあるか、清潔で使いやすいか。
- ゴミ置き場の場所と管理状況
- ゴミの分別方法や収集頻度などを確認。
- 他のテナントの状況
- どのような業種のテナントが入っているか。
- 共用設備の利用規約
- 共用スペースや設備の利用に関するルール。
管理体制
- 管理会社の連絡先と対応時間
- 緊急時の連絡先や対応時間を確認。
- 管理人の有無と勤務時間
- 管理人が常駐しているか。
- 清掃頻度と清掃範囲
- 共用部分の清掃はどのくらいの頻度で行われるか。
- 修繕履歴と予定
- 過去の修繕状況や今後の修繕予定。
- 問い合わせへの対応
- 不具合や要望があった際の対応の早さや質。
- 管理規約
- ビルの管理に関するルール。
- 防災訓練の実施状況
- 定期的に防災訓練が行われているか。
契約条件
- 賃料の支払い方法と期日
- 毎月の賃料をどのように、いつまでに支払うか。
- 共益費の支払い方法と内訳
- 共益費の支払い方法と、何が含まれているか。
- 敷金・保証金の金額と返還条件
- 預ける金額と、退去時の返還に関する条件。
- 礼金の有無と金額
- 礼金が必要かどうか、必要な場合は金額。
- 契約期間
- 通常1年または2年。
- 更新料の有無と金額
- 契約更新時に発生する費用。
- 更新手続き
- 更新の手続き方法や期間。
- 解約予告期間
- 解約する場合、どれくらい前に通知する必要があるか。
- 原状回復義務と範囲
- 退去時にどこまで原状回復する必要があるか。
- 特約事項
- 契約書に記載される特別な取り決め（例：看板の設置、内装制限など）。
- 違約金
- 契約期間中に解約した場合に発生する可能性のある費用。
- 保険加入義務
- 火災保険などへの加入が義務付けられているか。
ステップ３：申し込みと契約（詳細版）用語集
入居申し込み
- 申し込みのタイミング
- 他の希望者がいる場合もあるため、気に入った物件があれば早めに申し込むことが重要。
- 申し込み方法
- 不動産業者の指示に従い、書面またはオンラインで申し込みを行う。
- 提出書類
- 入居申込書に加えて、身分証明書（運転免許証、健康保険証など）、会社の登記簿謄本、決算書（場合による）、代表者の経歴書などを求められることがある。
- 連帯保証人
- 個人契約の場合、連帯保証人を求められることがある。その場合は、連帯保証人の情報（氏名、住所、連絡先、収入など）も提出する必要がある。
- 法人契約
- 会社名義で契約する場合。
- 個人契約
- 個人名義で契約する場合。
- 仮押さえ
- 他の申し込みが入らないように、一時的に物件を確保してもらうこと。ただし、仮押さえ期間や条件は不動産業者や大家さんによって異なる。
- 申し込みの撤回
- 申し込み後、入居を取りやめる場合の手続きと、違約金が発生するかどうかを確認する。
入居申込書
- 記載事項
- 入居希望者の氏名、住所、連絡先、勤務先、年収、家族構成（個人の場合）、会社名、所在地、設立年月日、資本金、事業内容、従業員数（法人の場合）、入居希望日、賃料の支払い方法、連帯保証人の情報など。
- 虚偽記載
- 申込書に虚偽の内容を記載した場合、契約が無効になる可能性がある。
- 個人情報保護
- 提出した個人情報の取り扱いについて、不動産業者に確認する。
- 緊急連絡先
- 入居者に連絡が取れない場合の緊急連絡先を記載する。
入居審査
- 審査期間
- 通常数日から1週間程度かかる。
- 審査基準
- 大家さんや管理会社によって異なるが、家賃の支払い能力、会社の経営状況（法人の場合）、連帯保証人の資力などが審査される。
- 信用情報
- クレジットカードの利用履歴などが確認される場合がある。
- 面談
- 大家さんや管理会社と面談を求められることがある。
- 審査結果の通知
- 不動産業者から審査結果の連絡が入る。
- 審査落ち
- 審査に通らなかった場合、その理由を教えてもらえるとは限らない。
重要事項説明
- 説明者
- 宅地建物取引士の資格を持つ者が行う義務がある。
- 説明場所
- 不動産業者の事務所などで行われることが多い。
- 説明内容
- 物件に関する重要な情報（所在地、面積、構造、設備、契約期間、賃料、共益費、敷金、礼金、禁止事項、修繕に関する事項、契約解除に関する事項など）が書面（重要事項説明書）に基づいて説明される。
- 確認と質問
- 説明内容をしっかりと聞き、不明な点や疑問点は必ず質問する。
- 署名・捺印
- 説明を受けたことを証明するために、重要事項説明書に署名・捺印する。
宅地建物取引士
- 国家資格
- 不動産取引に関する専門知識を持つ国家資格者。
- 重要事項説明の義務
- 賃貸契約締結前に、物件に関する重要な事項を説明する義務がある。
- 宅地建物取引士証の提示
- 重要事項説明の際に、宅地建物取引士証の提示を受ける。
- 資格の確認
- 不安な場合は、国土交通省のウェブサイトなどで資格の有無を確認できる場合がある。
賃貸契約
- 契約書
- 大家さんと入居者の権利義務関係を定めた書類。
- 契約期間
- 通常1年または2年で、自動更新または協議更新となる場合がある。
- 更新料
- 契約更新時に支払う費用。金額や支払い時期は契約書に記載されている。
- 解約条項
- 契約期間中に解約する場合の条件や手続き、違約金の有無などが記載されている。
- 原状回復義務
- 退去時に、借りた状態に戻す義務の範囲や費用負担について記載されている。
- 禁止事項
- ペット禁止、喫煙禁止、楽器演奏禁止など、守るべきルールが記載されている。
- 特約事項
- 通常の契約内容に加えて、大家さんと入居者間で合意した特別な取り決めが記載されることがある（例：看板の設置、内装の自由度など）。
- 契約不適合責任
- 契約内容と異なる点（雨漏り、設備の故障など）があった場合、大家さんが負う責任。
- 収入印紙
- 契約金額に応じて収入印紙を貼る必要がある。
- 契約書の保管
- 契約書は大切に保管する。
初期費用
- 敷金
- 退去時の原状回復費用や未払い賃料の担保となるお金。返還される場合もあるが、償却される場合もある。
- 礼金
- 大家さんに支払う謝礼金で、返還されないのが一般的。
- 仲介手数料
- 不動産業者に支払う手数料。
- 保証金
- 敷金と同様の性質を持つお金だが、償却される場合や、退去時に一部しか返金されない場合もある。
- 前家賃
- 契約開始日からの賃料を事前に支払うもの。
- 日割り賃料
- 契約開始日が月の途中である場合、その月の残りの日数分の賃料を支払うもの。
- 火災保険料
- オフィスで発生した火災などの損害に備えるための保険料。加入が義務付けられている場合が多い。
- 鍵交換費用
- 入居時に鍵を交換する費用。
- 保証会社利用料
- 連帯保証人の代わりに保証会社を利用する場合に発生する費用。
- 支払い方法
- 現金、銀行振込、クレジットカードなど、支払い方法は大家さんや不動産業者によって異なる。
- 領収書
- 支払った初期費用の領収書は必ず受け取り、大切に保管する。
ステップ４：入居準備（詳細版）用語集
引越し
- 引越し業者の選定
- 複数の業者から見積もりを取り、料金やサービス内容を比較検討する。
- 見積もり
- 引越し業者に荷物の量や移動距離などを伝え、費用の概算を出してもらうこと。
- 荷造り
- オフィスにある備品や書類などを段ボールに梱包する作業。
- 不用品の処分
- 引越し前に不要になった家具や備品を処分する。
- 梱包資材
- 段ボール、ガムテープ、緩衝材（プチプチなど）を用意する。
- 搬出・搬入経路の確認
- 新旧オフィスでの搬出・搬入経路を確認し、業者に伝える。
- 旧オフィスの原状回復
- 賃貸契約に基づき、旧オフィスを入居時の状態に戻す作業。
- 引越しスケジュール
- 引越しの日程や時間などを事前に計画する。
- 挨拶状
- 関係各所に移転の挨拶状を送る。
- 郵便物の転送手続き
- 日本郵便の転居・転送サービスを利用する。
インフラ
- 電気の開通手続き
- 電力会社に連絡し、電気の使用開始手続きを行う。
- ガスの開通手続き
- ガス会社に連絡し、ガス（都市ガスまたはプロパンガス）の使用開始手続きを行う。立ち会いが必要な場合がある。
- 水道の開通手続き
- 水道局に連絡し、水道の使用開始手続きを行う。
- インターネット回線の手配
- プロバイダを選び、インターネット回線の新規契約または移転手続きを行う。工事が必要な場合がある。
- LAN配線工事
- オフィス内でネットワークを構築するために行う配線工事。
- 電話回線の手配
- 電話会社に連絡し、固定電話の新規契約または移転手続きを行う。
- FAX回線の手配
- FAXを利用する場合、FAX回線の手配を行う。
- 複合機の設定
- プリンター、コピー、FAXなどの機能を持つ複合機を設置・設定する。
- サーバーの移設:
- オフィス内にサーバーがある場合、移設の手配を行う。
- セキュリティソフトの導入
- ウイルス対策などのセキュリティ対策を行う。
オフィス家具
- デスク
- 従業員が作業するための机。
- 椅子(オフィスチェア)
- 長時間座って作業するための椅子。
- キャビネット・書庫
- 書類や備品などを収納するための家具。
- 会議用テーブル・椅子
- 会議や打ち合わせに使用するテーブルと椅子。
- 応接セット
- 来客をもてなすためのソファやテーブル。
- パーテーション
- オフィス内を区切るための間仕切り。
- ホワイトボード・掲示板:
- 情報共有や会議に利用する。
- ロッカー
- 従業員の私物を収納するためのロッカー。
- 家具の選定ポイント
- オフィスの広さ、従業員数、業務内容、予算などを考慮して選ぶ。
- 家具の購入方法
- 新品を購入する、中古品を購入する、レンタルするなど。
- 家具の搬入・設置
- 購入またはレンタルした家具をオフィスに搬入し、設置する。
内装工事
- 工事業者の選定
- 複数の業者から見積もりを取り、実績や評判などを比較検討する。
- 工事範囲の決定
- 壁紙の張り替え、床材の変更、間仕切りの設置、照明器具の取り付けなど、工事を行う範囲を決める。
- デザイン・設計
- 希望するオフィスのイメージに合わせて、内装のデザインやレイアウトを設計する。
- 見積もり
- 工事業者から工事費用の見積もりを取る。
- 契約
- 工事業者と工事内容や期間、費用などを定めた契約を結ぶ。
- 工事期間
- 工事の内容によって期間は異なる。
- 工事中の立ち会い
- 必要に応じて工事の進捗状況を確認するために立ち会う。
- 完了検査
- 工事が完了したら、仕上がりを確認する。
- アフターフォロー
- 工事後の保証やメンテナンスについて確認する。
- 原状回復義務の確認
- 退去時の原状回復に関する取り決めを確認しておく。
レイアウト変更
- レイアウト設計
- 従業員の動線、部署間の連携、コミュニケーションの取りやすさなどを考慮して、最適なレイアウトを設計する。
- ゾーニング
- 業務内容や部門ごとにエリアを分ける。
- フリーアドレスの導入
- 従業員が自由に席を選べるようにする。
- 集中スペースの設置
- 集中して作業できる個室やブースを設ける。
- コミュニケーションスペースの設置
- 従業員同士が気軽に交流できるスペースを設ける。
- レイアウト図面の作成
- 設計したレイアウトを図面にする。
- 専門業者への依頼
- レイアウト変更を専門の業者に依頼することもできる。
- DIYでのレイアウト変更
- パーテーションなどを利用して自分たちでレイアウトを変更することも可能。
- 配線整理
- OA機器などの配線を整理し、安全で使いやすい環境を作る。
ステップ５：入居後の手続き（詳細版）用語集
登記簿謄本の住所変更
- 手続き場所
- 管轄の法務局（本店所在地を管轄する法務局）。オンラインでの申請も可能です。
- 手続き期限
- 本店移転後、原則として2週間以内。
- 必要書類
- 株式会社変更登記申請書、株主総会議事録（または取締役会議事録）、代表取締役の印鑑証明書、会社の印鑑届出書、登録免許税（収入印紙）、その他、状況によって必要となる書類
- 登録免許税
- 資本金の額などによって金額が異なります。
- オンライン申請
- 法務省のオンライン申請システムを利用して、自宅やオフィスから手続きを行うことができます。
- 司法書士への依頼
- 複雑な手続きのため、司法書士に依頼することもできます。
- 本店移転の公告
- 必要に応じて、官報などで本店移転の公告を行います。
各種届出
税務署
- 異動届出書
- 管轄の税務署に提出。
- 給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書
- 従業員を雇用している場合。
- 消費税の納税地異動届出書
- 消費税の納税義務がある場合。
- 提出期限
- 事実発生日から相当の期間内（各届出書によって異なる）。
- 提出方法
- 税務署の窓口に持参、郵送、e-Tax（オンライン）での提出が可能。
都道府県税事務所・市区町村役場
- 法人設立・設置・異動等申告書
- 管轄の都道府県税事務所と市区町村役場に提出。
- 提出期限
- 各自治体によって異なるため、確認が必要。
- 提出方法
- 窓口に持参、郵送での提出が可能。自治体によってはオンライン申請も可能。
年金事務所
- 事業所所在地・名称変更(訂正)届
- 管轄の年金事務所に提出。
- 提出期限
- 事実発生日から5日以内。
- 提出方法
- 年金事務所の窓口に持参、郵送での提出が可能。電子申請も可能。
ハローワーク
- 雇用保険事業所設置事業所所在地・名称変更・事業主変更等届
- 管轄のハローワークに提出。
- 提出期限
- 事実発生日の翌日から10日以内。
- 提出方法
- ハローワークの窓口に持参、郵送での提出が可能。電子申請も可能。
労働基準監督署
- 労働保険関係成立届
- 新たに労働者を雇用した場合など。
- 事業の種類・名称・所在地等変更届
- 既に労働保険関係が成立している事業所で変更があった場合。
- 提出期限
- 事実発生日から10日以内。
- 提出方法
- 労働基準監督署の窓口に持参、郵送での提出が可能。電子申請も可能。
消防署
- 防火対象物使用開始(変更)届
- 管轄の消防署に提出。
- 提出期限
- 使用開始の7日前まで。
- 提出方法
- 消防署の窓口に持参。
保健所
- 食品衛生法に基づく営業許可申請(該当する場合)
- 飲食店など、業種によっては保健所の許可が必要。
- 提出期限
- 事前に確認が必要。
- 提出方法
- 保健所の窓口に持参。
その他
- 取引先への住所変更の連絡
- 重要な取引先には早めに連絡する。
- 顧客への住所変更の告知
- ウェブサイトやメールなどで告知する。
- 銀行口座の住所変更
- 法人口座の住所変更手続きを行う。
- クレジットカード会社への連絡
- 法人カードの登録情報を変更する。
- 各種会員登録情報の変更
- 加入している団体やサービスの登録情報を変更する。
移転先オフィスの内装手続き 用語集
1. 賃貸契約書の再確認
- 内装工事に関する特約事項
- 契約書に記載された、内装工事に関する特別な取り決め（例：特定の仕上げ材の使用禁止、工事前の事前承認の義務、工事後の報告義務など）。
- スケルトン物件
- 内装が全く施されていない物件。自由な内装が可能ですが、費用は借主負担となります。
- 居抜き物件
- 前のテナントの内装が残っている物件。費用を抑えられる可能性がありますが、自社のコンセプトに合わない場合もあります。
- 原状回復義務との関連
- 退去時の原状回復の範囲が、今回の内装工事によってどのように影響を受けるかを確認しておく必要があります。
- セットアップオフィス
- オフィス家具（デスク、椅子、収納など）や基本的な内装工事が事前に完了している状態で賃貸されるオフィス。
- 備品リストの確認
- 契約に含まれるオフィス家具や備品の種類、数量、状態などをリストで確認する。
- 修繕・メンテナンスの責任範囲
- 備え付けの家具や設備の修繕・メンテナンスは誰が責任を負うのか確認する。
- 原状回復義務の範囲(セットアップオフィス)
- 退去時に、備え付けの家具や設備をどのように扱えば良いか（そのまま返却するのか、撤去する必要があるのか）確認する。通常のオフィスとは原状回復の範囲が異なる場合がある。
2. 内装コンセプトと予算の決定
- 機能性
- 業務効率を高めるためのレイアウトや設備（例：動線の確保、収納スペースの確保、会議室の配置など）。
- 快適性
- 従業員が快適に働ける環境（例：照明、空調、音響、休憩スペースなど）。
- 企業イメージ
- 来客や従業員に対してどのような印象を与えたいか（例：先進的、信頼感、創造性など）。
- ゾーニング
- 部署や機能ごとにエリアを分ける計画。
- マテリアル選定
- 床材、壁材、天井材、照明器具、家具などの素材選び。
- デザインコンセプト
- オフィスの全体的なデザインの方向性（例：シンプルモダン、ナチュラルテイストなど）。
- 概算見積もり
- 内装業者に初期のイメージや要望を伝え、おおよその費用感をつかむこと。
- 予算配分
- 各項目（デザイン費、工事費、家具・什器費、照明器具費など）に予算をどのように割り振るか。
3. 内装業者の選定
- 実績
- 過去にどのようなオフィス内装を手がけてきたか。類似の業種や規模のオフィス実績を確認する。
- 得意な分野
- オフィスデザイン、機能的なレイアウト、特定の業種に特化しているなど、業者の強みを確認する。
- 資格・許可
- 内装工事に必要な資格や許可を持っているか確認する。
- 担当者の対応
- 打ち合わせ時の対応や提案力などを確認する。
- アフターフォロー
- 工事後の保証やメンテナンス体制について確認する。
- 口コミ・評判
- 実際に利用した人の評価や評判を参考にする。
4. 内装プランの作成と承認
- 基本設計図
- レイアウト、間取り、主要な仕上げ材などを記載した基本的な図面。
- 実施設計図
- より詳細な設計図で、照明、電気配線、空調設備、家具の配置などが具体的に示される。
- 展開図
- 壁面や天井の詳細な仕上げを示す図面。
- 什器配置図
- 家具や備品の配置を示す図面。
- パース図・3Dイメージ
- 完成後のオフィスのイメージを立体的に表現した図。
- 法規制の確認
- 建築基準法や消防法などの関連法規に適合したプランであるか確認する。
- 消防計画
- 防火管理者を選任し、消防計画を作成・提出する必要がある場合。
5. 内装工事の実施
- 工程管理
- 工事がスケジュール通りに進んでいるか管理すること。
- 安全管理
- 工事現場の安全対策が適切に行われているか確認すること。
- 現場監理
- 設計図通りに工事が進んでいるか、品質管理を行うこと。
- 近隣への配慮
- 工事中の騒音や振動など、近隣への影響を最小限に抑えるよう配慮する。
- 変更・追加工事
- 工事途中でプランの変更や追加が発生した場合の手続きと費用を確認する。
6. 完了検査
- 設計図との照合
- 完成したオフィスが設計図通りに仕上がっているか細かく確認する。
- 機能チェック
- 照明、空調、コンセント、ドアの開閉など、設備や建具が正常に機能するか確認する。
- 仕上がりの確認
- 壁や床の仕上げ、塗装、建具の取り付けなどが丁寧に施されているか確認する。
- 指摘事項のリストアップ
- 不備や修正が必要な箇所をリストアップし、業者に伝える。
- 保証書の受け取り
- 工事に関する保証書を受け取る（保証期間や内容を確認）。
7. 各種届出
- 消防署への防火対象物使用開始(変更)届
- 内装工事によって防火設備や避難経路に変更があった場合など。
- 消防計画作成・提出
- 一定規模以上のオフィスの場合、防火管理者を選任し、消防計画を作成・提出する必要がある。
- 建築確認申請(大規模な工事の場合)
- 建物の構造や用途を変更するような大規模な工事の場合は、建築確認申請が必要になることがあります。事前に専門家（建築士など）に相談しましょう。